Varattavalla tuotteella saatavuutta säädetään pääsääntöisesti tuotteen resurssin/resurssien Varattavissa-kohdan kautta. Myös varausten alkamis-/päättymiskellonajoilla, hintarivien voimassaololla ja manuaalisilla varauksilla vaikutetaan tuotteen saatavuuteen.

Varattavissa-kohdan tai muilla saatavuuden perusasetuksilla ei voi määrittää varauksentekohetkeä eli milloin asiakas voi tehdä varauksen tuotteeseen verkkokaupassa. Ainoa varauksentekohetkeen vaikuttava asetus on Varattava viimeistään -asetus.

Saatavuuden määräytyminen pähkinänkuoressa

Tuotteen resurssin Varattavissa -kohdan aikavälit = Pääasetus saatavuudelle, määrää minkä aikavälin sisälle otetaan varauksia ylipäätään. Jos kohdassa ei ole voimassa olevaa Sallittu-aikaväliä niin tuotetta ei voi varata lainkaan, riippumatta muista asetuksista
Varausten alkaminen ja päättyminen -kohdan ajat = Varausten alkamisen ja päättymisen KELLONajat. Jos ajat puuttuvat, ovat väärämuotoiset (vuorokausivarausten kellonajat tuntivarattavalla tuotteella tai toisinpäin) tai eivät ole voimassa/Varattavissa-aikojen puitteissa, tuotetta ei voi varata
Esivalitut päivät = Tuotteelle painikkeina esille tuotavat varausten ALKAMISpäivät. Tätä käytetään kun on kyse tuotteesta jota on saatavilla vain muutamina tiettyinä aikoina. Päivien tulee olla Varattavissa-aikojen sisällä, muuten painikkeet näkyvät punaisina eikä varausta voi tehdä
Varattava viimeistään -asetus = Käytetään joko estämään asiakkaan varaukset liian lähellä varauksen alkamisajankohtaa (mm. aktiviteetit, retket), tai sallimaan varaukset samana päivänä checkin-kellonajan jälkeen (mm. majoitusvaraukset)
Hintarivit = Tuotteella täytyy olla ainakin yksi voimassa oleva hintarivi ja sillä asetettuna perushinta sekä yksikkö. Hintarivin ehdoilla voidaan rajoittaa hintarivin voimassaoloa tai käyttöä esim. tietylle henkilömäärälle tai varauskestolle
Varaukset = Jos tuotteen resurssissa ei ole käytössä Salli yksittäisen resurssin samanaikainen varaaminen -asetusta, tuotteen varaaminen estetään olemassa olevien varausten ajalle, riippumatta mitä kautta varaukset on tehty (tilaukset, varaukset suoraan resurssiin)

1. Varattavissa-kohta ja sen aikavälit

Varattavissa-kohdan näkyminen

Yksi resurssi
Mikäli tuotteella on käytössä vain yksi resurssi, Varattavissa-kohta näkyy suoraan Tuotteen Saatavuus-välilehdellä kohdassa Saatavuutta hallitaan näillä resursseilla



Useampi liitetty resurssi
Mikäli tuotteelle on liitettynä useampi erillinen resurssi, Saatavuutta hallitaan näillä resursseilla -kohdan alla näkyy Yhteenveto, jossa listataan resurssien yhteinen saatavuus, niiden aikavälien ja kapasiteettien pohjalta mitä kullekin resurssille on asetettu. Saat esille kunkin resurssin omat Varattavissa-asetukset klikkaamalla resurssin nimeä Yhteenveto-kohdan alapuolelta. Huomioi useita erillisiä resursseja käytettäessä että mikäli yksikin resurssi on estetty joltakin ajalta niin esto vaikuttaa koko tuotteen saatavuuteen. Lisätietoa useiden resurssien käyttämisestä



Resurssipooli
Mikäli tuotteella on käytössä resurssipooli, tuotteen Saatavuus-välilehdellä listataan vain resurssipooli ja asen asetukset. Jos haluat muokata yksittäisen poolissa olevan resurssin Varattavissa-aikavälejä, se onnistuu Resurssit-sivulla joka löytyy Tuotteet ja tuoteryhmät -sivun vierestä; Hae resurssia nimellä tai klikkaa resurssipoolin nimeä. Klikkaa resurssin nimeä ja klikkaa resurssin Saatavuus-välilehdelle

Varattavissa-kohdan aikavälit

Varattavissa-kohdassa on oltava voimassa oleva Sallittu-aikaväli jotta tuotetta voi varata. Vuorokausiperusteisesti varattavien tuotteiden osalta saatavilla tulee olla koko päivä.
Varattavissa-kohtaan ei aseteta tuotteen varausten alkamisen tai päättymisen kellonaikoja vaan ne määritetään Varausten alkaminen ja päättyminen -kohdassa alempana sivulla.

Varattavissa -kohtdan aikavälit on "pääasetus" tuotteen saatavuudelle ja määrää, minkä päivämäärän sisälle tuotteelle otetaan varauksia
Varattavissa-kohtaan saatavuus luodaan Sallittu (Salli varaukset)- ja Estetään (Estä varaukset, Estä alkaminen/päättyminen) -aikaväleinä.
Oletuksena tuotteen saatavuutta määrittäessä Varattavissa-kohtaan muodostuu aikaväliksi Sallittu aina, eli tuote on varattavissa ympäri vuoden jokaisena viikonpäivänä

Aikavälien muokkaus ja luonti
Luo uusi aikaväli klikkaamalla Lisää aikaväli ja asettamalla halutut ajat avautuvassa ikkunassa
Muuta olemassa olevaa aikaväliä klikkaamalla aikaväli-riviä Varattavissa-kohdassa ja tekemällä muutokset avautuvassa ikkunassa

Sallitut aikavälit

Vuorokausivarattavilla (= tuotteen hintarivillä on yksikkönä vrk) tuotteilla täytyy olla sallittu-aikaväliasetukissa sallittuna koko päivä. Jos sallitaan vain tietyt viikonpäivät niin tuotteella on saatavuutta maksimissaan kahdelle peräkkäiselle päivälle. Sallitut kellonaikavälit puolestaan estävät tuotteen vuorokausivaraukset kokonaan, sillä Varattavissa-kohta tarkastelee vain kellonaikoja yhden päivän (24h) sisällä. Älä aseta Varattavissa-kohtaan siis tuotteen checkin/checkoutaikoja tai muita varausten alkamis/päättymiskellonaikoja mikäli tuotetta varataan vuorokausiperusteisesti
Tuntivarattavilla (= tuotteen hintarivillä on yksikkönä h tai min) tuotteilla voit asettaa Varattavissa-kohtaan päivämäärävälien lisäksi kellonaikavälejä ja/tai viikonpäiviä mikäli halutaan rajata saatavuus tietyn (saman päivän) kellonaikavälin sisälle tai sallia vain tietyille viikonpäiville

Estetyt aikavälit

Estettyjä aikavälejä voi käyttää sekä vuorokausi- että tuntivarattavilla tuotteilla
Huomioi että jos luot eston koko päivälle, vuorokausivarattavilla tuotteilla asetus estää myös edellisen päivän varauksen koska varausta ei voida päättää kokonaan suljettuna päivänä. Jos haluat estää tiettynä päivänä alkavat varaukset niin voit käyttää kellonaikaväliä estetyssä aikavälissä; esim. jos tuotteen checkin on klo 14 ja checkout klo 12, niin luo esto kellonajalle klo 14:00 - 24:00 - tällöin estät ko. päivänä alkavan varauksen mutta varauksen voi päättää ko. päivään

2. Varausten alkaminen ja päättyminen

Tuotteella on oltava oikeamuotoinen alkamiskellonaika tai alkamis- ja päättymiskellonaika jotta sitä voi varata. Mikäli ajat puuttuvat kokonaan, eivät ole voimassa (vanha päivämääräväli tai ajat ovat Varattavissa-kohdan aikavälien ulkopuolella) tai ovat väärämuotoiset (tuntivaraukset-asetus vaikka tuotteen hintarivin yksikkö on vrk, tai vuorokausivaraukset-asetus vaikka tuotteen hintarivin yksikkö on h tai min)

Varausten alkaminen ja päättyminen -kohdassa määritellään
Tuntiperusteisesti varattavien tuotteiden alkamiskellonaika/-ajat (retkien ja opastusten lähdöt ja vastaavat)




Vuorokausiperusteisesti varattavien tuotteiden alkamis- ja päättymiskellonaika/-ajat (majoitustuotteiden checkin/checkout ja vastaavat)




Jos ajat vaihtelevat esimerkiksi eri sesonkeina, kellonajan yhteyteen on asetettavissa myös päivämääräväli tai viikonpäivä
Huomioi kuitenkin että vuorokausiperusteisesti varattavilla tuotteilla alkamis- ja päättymisaika on aina "pari" eli alkamiskellonaikaa ei voida katsoa toisesta aikarivistä ja päättymisaikaa toisesta
Tuntiperusteisesti varattavilla tuotteilla ei aseteta päättymiskellonaikaa lainkaan vaan se tulee varaukseen automaattisesti asiakkaan valitseman päättymiskellonajan pohjalta. Päättymiskellonaika määräytyy tuotteen hintarivin yksikkö-kohdasta eli varauksen pituudesta
Tuntiperusteidesti varattavilla tuotteille on asetettavissa myös "Mihin aikaan tahansa" vaihtoehto alkamiskellonajan sijasta. Tämä asetus tuo tuotteelle valittavaksi alkamiskellonajat 15 minuutin välein alkaen puolesta yöstä. Tätä asetusta voi lisärajoittaa resurssin Varattavissa-kohtaan asetetulla kellonaikavälillä, erillisellä aukioloajat-resurssilla tai hintarivin kellonaikaväli-ehdolla

Varausten alkamis- ja päättyisaikojen lisäys ja muokkaus
Lisää haluttu aika tai ajat yksitellen klikkaamalla Lisää ja tekemällä aika-asetukset ikkunassa. Jos aika koskee tuntivarauksia, klikkaa Tuntivaraukset-täppä. Jos aika koskee vuorokausivarauksia, klikkaa Vuorokausivaraukset-täppä
Muokkaa olemassa olevaa aikaa klikkaamalla aikariviä ja tekemällä muutokset ikkunassa

3. Esivalitut päivät

Esivalitut päivät ovat tuotteelle yksitellen valittuja varausten alkamispäiviä. Asetetut päivät rajaavat tuotteen muuta saatavuutta sillä asiakkaalle tuodaan tuotesivulla normaalin varauskalenterin sijasta esille vain päiväpainikkeet esivalittujen päivien pohjalta.
Mikäli asetetut esivalitut päivät ovat Varattavissa-aikavälien ulkopuolella tai ko. päiville ei ole asetettu varausten alkamis- ja päättymiskellonaikaa, päivä näkyy asiakkaalle punaisena eli ei ole varattavissa.

Esivalitut päivät sopii asetukseksi tuotteille joita järjestetään muutamina tiettyinä aikoina; erikoisretket, ja -palvelut sekä keikat ja muut vastaavat lippuaktiviteetit
Esivalittuja päiviä vuorokausivarattavilla tuotteilla käytettäessä varauksen päättymispäivää ei tuoda esille tuotesivulla lainkaan. Alkamis- ja päättymispäivä tulee esille kuitenkin ostoskoriin sekä tilaukselle

Esivalittujen päivien lisäys ja muokkaus
Lisää esivalittu päivä klikkaamalla haluamasi päivä kalenterista ja klikkaa Lisää. Lisätty päivä tulee "painikkeena" esille Esivalitut päivät -kohtaan
Jo lisättyä esivalittua päivää ei voi muokata. Jos haluat eri päivän, poista aiempi esivalittu päivä käytöstä klikkamalla ruksia päiväpainikkeessa, ja luo uusi esivalittu päivä haluamallesi ajalle

4. Varattava viimeistään -asetus

Varattava viimeistään -kohdan asetukset ovat ainoita asetuksia joilla voidaan vaikuttaa siihen, milloin asiakas voi tehdä varauksen.

Varattava viimeistään -toiminnolla on kaksi vaihtoehtoista asetusta:
Estää asiakkaan viime hetken varaukset eli *määritellä, kuinka ajoissa varaus on tehtävä ENNEN valittua varauksen alkamisajankohtaa*
Sallia varauksen teko samalle päivälle, varauksen alkamiskellonajan JÄLKEEN eli kun päivän checkin/alkamiskellonaika on jo mennyt

Mikäli haluat estää viime hetken varaukset: Valitse asetukseksi Ennen varauksen alkua ja aseta haluamasi aika vuorokausina, tunteina tai minuutteina
Tätä asetusta voidaan käyttää esim. retkissä ja muissa aktiviteeteissa tai palveluissa joissa varaukset halutaan hyvissä ajoin



Mikäli haluat sallia varauksen teon samalle päivälle alkamiskellonajan jälkeen: Valitse asetukseksi Varauksen alkamisen jälkeen ja aseta haluamasi aika tunteina tai minuutteina
Tätä asetusta voidaan käyttää majoitustuotteilla ja vastaavilla joissa halutaan sallia asiakkaan varaus samalle päivälle checkinin jälkeen

5. Hintarivit

Hintarivien voimassaolo vaikuttaa saatavuuteen, sillä mikäli tuotteelta ei löydy voimassaolevaa hintariviä varauskaleterista valitulle varauksen ajankohdalle, tuotetta ei voi varata.

Hintarivien ehdoilla voit rajata hinnan voimassaolon esimerkiksi tietylle päivämäärävälille tai kellonaikavälille (tuntivarattavat tuotteet)

Luo uusi hintarivi klikkaamalla Lisää hintarivi
Muokkaa olemassa olevaa hintariviä klikkaamalla hintarivin nimeä

6. Olemassa olevat varaukset

Tuotteelle tehdyt varaukset vähentävät saatavuutta tai jopa estävät muiden varausten teon samalle ajankohdalle.
Voit seurata varaustilannetta mm. Varaukset-aikajanalta ja Varauslista-sivulta

Salli yksittäisen resurssin samanaikainen varaaminen -asetus

Mikäli tuotteen resurssilla ei ole valittuna Salli yksittäisen resurssin samanaikainen varaaminen -asetusta, samanaikaisia varauksia ei sallita resurssille eli tätä tuotetta eikä muitakaan tätä resurssia käyttävää tuotteita voi varata ajalle, jolle on jo entuudestaan varaus olemassa
Mikäli tuotteella on useita erillisiä resursseja liitettynä, yksikin tätä asetusta käyttävä resurssi estää muut samanaikaiset varaukset
Asetusta käytetään yleensä kaikille avoimilla tuotteilla kuten yleiset retket ja sisäänpääsyt. Majoitustuotteilla, vuokravälineillä ja yksityisretkillä sen sijaan ei asetusta käytetä eli asiakas varaa resurssin koko kapasiteetin valitsemalleen varausajalle

Vapaana oleva kapasiteetti

Mikäli tuotteen resurssilla on käytössä Salli yksittäisen resurssin samanaikainen varaaminen -asetus, niin resurssin enimmäiskapasiteetti määrittää, montako osallistujaa kaiken kaikkiaan otetaan samalle varausajalle. Osallistujamäärään vaikuttaa tilaukselle valittu osallistuja/henkilömäärä - yksikin tilaaja voi varata koko kapasiteetin mikäli määrää ei ole rajoitettu Yhteen ostoskoriin varattavien paikkojen enimmäismäärä -asetuksella tai hintarivin osallistujia enintään -ehdolla. Jos resurssissa on jo varaus, uuden varauksen voi siis tehdä samalle ajalle vain mikäli kapasiteetissa on vielä tilaa
Jos tuotteella on resurssipooli, saatavilla oleva kapasiteetti lasketaan poolissa olevien resurssien pohjalta eli moniko resursseista on vapaa. Jos resursseilla ei ole Salli yksittäisen resurssin samanaikainen varaaminen -asetusta, samaa resurssia ei voi varata/ei tule varatuksi usealle eri asiakkaalle
Resurssissa määritelty lisäkapasiteetti on käytössä vain ylläpidossa eli ylläpitäjä voi tehdä manuaalisesti varauksen ajankohdalle vaikka se olisi jo täynnä (enimmäiskapasiteetin mukainen määrä osallistujia varauksen ajankohdassa)

Päivitetty: 24/09/2024